Procurement Tracker Nonprofit: Setiap Pembelian, Next Step

Auditor yang meninjau pembelian yang didanai grant cenderung memulai dari satu permintaan: tunjukkan mengapa metode ini, vendor ini, dan penyetuju ini.

Menjawabnya dimulai dari threshold band dalam kebijakan procurement Anda. Setiap band mengaitkan rentang nilai dengan metode (pembelian langsung, perbandingan kuotasi, request for quotation, tender), jumlah penawaran minimum, dan level persetujuan. Setiap berkas lalu harus memuat penawaran yang diterima, bagaimana penawaran itu dievaluasi, deklarasi conflict-of-interest apa pun, persetujuan, dan pengecekan bahwa order, penerimaan, dan faktur cocok. Jika aturan funder lebih ketat daripada kebijakan Anda, catat aturan mana yang berlaku dan siapa yang memutuskan.

Procurement Management OS kami untuk Excel dan Google Sheets menerapkan band Anda sendiri pada setiap pembelian. Jika tidak ada band yang mencakup suatu nilai, ia menampilkan POLICY GAP, bukan default diam-diam. Bobot evaluasi harus berjumlah tepat 100, sel kosong tidak pernah menjadi nol, dan skor tertinggi tidak pernah menetapkan kontrak dengan sendirinya. Berkas ditutup hanya ketika tidak ada yang wajib yang hilang.

Pertanyaan audit menjadi berkas yang tinggal Anda buka.

Ini bukan software akuntansi, dan tidak menyaring vendor terhadap daftar sanksi. Ia mencatat bahwa Anda melakukannya. Threshold di dalam file adalah contoh untuk diganti dengan milik Anda sendiri.