Inventory Spreadsheet Nonprofit: Stok, Lokasi & Kedaluwarsa

Sheet stok dengan kolom saldo yang diketik tampak rapi sampai hari stock count, ketika rak dan sheet berbeda dan tidak ada yang bisa menjelaskan mengapa.

Anggapan yang biasa: kolom saldo adalah catatannya. Catatan yang sebenarnya adalah movement: setiap penerimaan, distribusi, transfer, adjustment, kehilangan, dan disposal. Saldo hanyalah jumlahnya. Ketika stock on hand dihitung dari riwayat itu, selisih yang ditemukan saat count bisa dilacak ke sebuah baris. Ketika ia diketik menimpa, riwayatnya hilang. Dua kebiasaan terkait membantu: keluarkan batch yang kedaluwarsa lebih dulu (FEFO) untuk barang makanan dan kesehatan, dan jangan pernah menimpa saldo setelah count. Posting adjustment supaya variance tetap terlihat.

Inventory Management OS kami untuk Excel dan Google Sheets berjalan di atas satu movement ledger, sehingga Anda tidak pernah mengetik saldo. Ia melacak batch dan kedaluwarsa, menandai lot kedaluwarsa DO NOT ISSUE, menjaga count variance tetap terbuka sampai adjustment yang berwenang mencocokkannya, dan mencetak 12 laporan, termasuk stock card dengan saldo berjalan.

Ketika funder bertanya ke mana perginya 200 hygiene kit, jawabannya adalah daftar baris yang difilter.

Ini bukan asset register untuk laptop atau kendaraan, dan tidak ada barcode scanning atau aplikasi mobile.