Asset Register Nonprofit: Lacak Peralatan Dana Donor

Jika sebuah grant berakhir pada 31 Desember, laptop, kendaraan, dan generator yang dibayarnya membutuhkan keputusan dalam dua minggu ke depan.

Aset yang dibiayai grant biasanya datang dengan ketentuan di dalam award: siapa pemiliknya di akhir, apakah boleh dipindahkan ke proyek lain, dan apakah pelepasan membutuhkan persetujuan funder. Closeout yang sehat berjalan berurutan. Daftarkan setiap aset yang dibayar grant, baca ketentuan kepemilikan dan pelepasannya, konfirmasi lokasi dan kondisi dengan pengecekan fisik, putuskan penggunaan berikutnya untuk setiap item, lalu catat persetujuan dan buktinya. Jika dimulai berbulan-bulan sebelum tanggal berakhir, ini menjadi pekerjaan rutin.

Asset Management OS kami untuk Excel dan Google Sheets memulai review lebih awal. Aset restricted dan yang dibiayai donor ditandai dalam jendela yang Anda tetapkan sebelum proyek berakhir, dan closeout per proyek menunjukkan apa yang sudah selesai, sedang berjalan, atau masih membutuhkan keputusan. Physical count menampilkan NOT_FOUND atau ketidakcocokan lokasi atau custodian, dan pelepasan tetap BLOCKED sampai review, pengecekan ketentuan funder, dan persetujuan lengkap. Demo berisi sebuah foundation fiktif dengan 27 aset.

Closeout tahun depan datang dengan keputusan yang sudah terdaftar.

Ini bukan sistem inventory atau software akuntansi, dan tidak menyatakan kepatuhan terhadap donor mana pun.