Checklist Tutup Buku Bulanan dan Dana Terikat

Catat dan tandai transaksi bulan ini

• Tandai setiap transaksi dengan jenis dananya: terikat, ditetapkan pengurus, atau tidak terikat.
• Catat hibah yang disetujui sebagai komitmen, dan setiap termin saat masuk rekening.
• Catat biaya acara ke acara itu saat dibayar.
• Masukkan setiap biaya administrasi bank yang tercantum di rekening koran.

Dana terikat dibatasi penggunaannya oleh donatur atau pemberi hibah. Dana yang ditetapkan pengurus disisihkan oleh pengurus sendiri dan keputusannya bisa diubah.

Rekonsiliasi bank dengan buku

• Mulai dari saldo akhir di rekening koran.
• Tambahkan setoran yang belum tercatat di bank.
• Kurangi cek atau transfer keluar yang belum diproses bank.
• Bandingkan hasilnya dengan saldo buku dan pastikan sama persis.
• Jelaskan setiap selisih sebelum rapat pengurus, bukan sesudahnya.
• Periksa berurutan: setoran tercatat ganda, biaya bank belum dicatat, angka tertukar, dan pembayaran yang dipecah.

Cocokkan saldo tiap dana

• Jumlahkan saldo semua dana.
• Pastikan totalnya sama persis dengan saldo buku hasil rekonsiliasi.
• Periksa apakah ada dana terikat atau dana pengurus yang saldonya di bawah nol.
• Laporkan dana terikat yang minus ke pengurus beserta rencana memulihkannya.
• Catat pemindahan dana yang disetujui pengurus sebagai pemindahan, dengan tanggal keputusannya.

Dana terikat yang minus berarti uangnya sudah terpakai untuk keperluan lain.

Pelepasan dana terikat dan hasil acara

• Catat pelepasan saat dana terikat dipakai sesuai tujuannya.
• Pilah pengeluaran menjadi program, umum dan administrasi, serta penggalangan dana.
• Tulis cara membagi biaya bersama dan pakai cara yang sama setiap bulan.
• Laporkan tiap acara: dana terkumpul, biaya langsung, hasil bersih, dan hasil bersih dibanding target.

Biaya langsung adalah biaya yang muncul hanya karena acara itu diadakan. Waktu staf dan biaya umum dibahas terpisah.

Laporan ke pengurus

• Susun laporan dari buku yang sama, tanpa mengetik ulang angka.
• Cantumkan saldo bank hasil rekonsiliasi dan saldo setiap dana.
• Cantumkan penerimaan dan pengeluaran bulan ini.
• Tandai dana terikat yang minus dan laporan hibah yang segera jatuh tempo.
• Minta tanda tangan bendahara dan ketua pada laporan.
• Di akhir tahun, cocokkan total penggalangan dana dengan catatan keuangan.
• Siapkan berkas serah terima: buku yang rapi, rekonsiliasi terakhir, dan daftar urusan yang belum selesai secara tertulis.