Checklist Rapat Pengurus dan Tata Kelola Lembaga

Sebelum rapat: pastikan siapa yang berhak memutus

• Cek jumlah kuorum yang diatur dalam anggaran dasar atau AD/ART.
• Daftar siapa yang masih menjabat pada tanggal rapat, tanpa orang yang masa jabatannya sudah habis.
• Tandai terpisah staf, penasihat, dan peserta lain yang tidak punya hak suara.
• Cek masa jabatan yang akan berakhir dan sudah ada di kalender.

Kuorum: jumlah minimal anggota yang berhak hadir agar rapat bisa mengambil keputusan yang sah.

Saat rapat: catat kehadiran dan kuorum

• Catat siapa yang hadir dibanding siapa yang menjabat.
• Catat aturan kuorum yang berlaku pada tanggal itu.
• Tandai rapat yang tidak mencapai kuorum.
• Tandai setiap keputusan yang dicatat di rapat tanpa kuorum sampai dibahas ulang oleh pengurus.
• Simpan daftar hadir dalam bentuk yang bisa dicek orang lain di kemudian hari.

Konflik kepentingan dan pemeriksaan kepatuhan

• Kumpulkan pernyataan konflik kepentingan dari setiap pengurus yang menjabat.
• Catat setiap pemeriksaan kepatuhan sebagai lulus atau gagal.
• Jangan campur pemeriksaan lulus atau gagal ke dalam satu skor kesehatan lembaga.
• Hitung cakupan keahlian pengurus hari ini dan setelah masa jabatan yang dijadwalkan berakhir.
• Sebutkan kekosongan keahlian keuangan atau perlindungan anak sebelum benar-benar terjadi.

Tinjauan daftar risiko

• Beri skor kemungkinan dan dampak tiap risiko sebelum pengendalian.
• Turunkan skor sisa hanya untuk pengendalian yang benar-benar ada, punya penanggung jawab, dan sudah ditinjau.
• Beri setiap risiko yang masih terbuka satu tindakan dengan penanggung jawab dan tanggal.
• Catat insiden terpisah dan kaitkan dengan risiko yang sudah diperkirakan.
• Sajikan skor risiko sebagai urutan untuk diskusi, bukan sebagai peluang.

Risiko bawaan adalah paparan sebelum pengendalian. Risiko sisa adalah yang tersisa setelah pengendalian benar-benar berjalan.

Tinjauan program dan M&E

• Adakan tinjauan mingguan untuk butir kritis, terlambat, terhambat, segera jatuh tempo, dan belum diperbarui.
• Beri setiap pengecualian urutan prioritas, penanggung jawab, dan alasan tertulis.
• Tampilkan proyek tanpa data rencana sebagai belum dinilai, bukan 0% selesai.
• Tampilkan nilai indikator yang kosong sebagai belum dinilai, lalu cari datanya.
• Nilai setiap indikator sesuai arahnya, misalnya makin rendah makin baik.
• Beri label setiap klaim sebagai keluaran, hasil, kontribusi, atau atribusi sesuai bukti yang dimiliki.

Atribusi butuh desain dengan kelompok pembanding. Tanpa itu, laporkan hasil yang teramati dan katakan apa adanya.