Checklist Retensi Donatur dan Kampanye Akhir Tahun

Buat daftar donatur yang berhenti memberi

• Sepakati sekali kapan tahun buku dimulai dan pakai untuk semua daftar.
• Tarik daftar donatur yang memberi tahun lalu tetapi belum tahun ini (sering disebut LYBUNT).
• Tarik daftar donatur yang pernah memberi di tahun-tahun sebelumnya tetapi tidak tahun ini (SYBUNT).
• Keluarkan siapa pun yang minta tidak dihubungi sebelum ajakan dikirim.
• Tulis retensi sebagai belum bisa dihitung kalau datanya belum cukup panjang.
• Tulis ajakan yang menyebut donasi terakhir tiap donatur.

Tingkat retensi: dari donatur tahun lalu, berapa persen yang memberi lagi tahun ini.

Nilai jeda kontak sesuai ritme tiap donatur

• Tetapkan ritme kontak tiap hubungan: bulanan, triwulanan, dua kali setahun, atau tahunan.
• Ukur keterlambatan kontak dari ritme masing-masing donatur, bukan satu batas untuk semua.
• Tambahkan kontak kedua untuk donor lembaga yang hanya dihubungi lewat satu orang.
• Bandingkan jumlah kontak 90 hari terakhir dengan 90 hari sebelumnya.
• Kirim ucapan terima kasih hari ini untuk donasi yang sudah lewat dua minggu belum dibalas.

Tetapkan standar ucapan terima kasih sebelum ramai

• Tetapkan berapa hari maksimal dari donasi masuk sampai ucapan terima kasih, yang tetap sanggup dipenuhi di hari tersibuk.
• Tentukan nominal donasi yang memicu telepon langsung dari ketua atau pengurus.
• Beri setiap donasi satu penanggung jawab.
• Jadwalkan kontak berikutnya dengan jeda tetap setelah tiap ucapan terima kasih.
• Cek ucapan terima kasih yang terlambat setiap hari selama musim kampanye.
• Tinjau ketepatan waktu dan beban kerja per orang, lalu pindahkan tugas dari yang kewalahan.

Proyeksikan donasi dari riwayat sendiri

• Daftar kelompok donatur, misalnya aktif, lama tidak memberi, dan donatur bulanan.
• Hitung jumlah kontak di tiap kelompok.
• Tulis tingkat respons dan rata-rata donasi kelompok itu dari catatan sendiri.
• Kalikan jumlah kontak dengan tingkat respons dan rata-rata donasi, lalu jumlahkan semua kelompok.
• Bandingkan proyeksi dengan target sebelum kampanye dimulai.
• Tutup selisihnya dengan menambah kelompok, menaikkan nominal ajakan, atau menyepakati target baru dengan pengurus.

Pakai catatan sendiri, bukan angka rata-rata industri. Proyeksi ini hitungan, bukan janji dana yang terkumpul.

Petakan musim kampanye dan pakai satu log donasi

• Taruh semua ajakan di satu peta: tanggal mulai, tanggal selesai, sasaran, dan target.
• Hitung berapa ajakan lain yang tumpang tindih dengan tiap ajakan.
• Beri setiap titik kontak tanggal persiapan dan prasyaratnya.
• Angkat setiap peluncuran dalam tujuh hari ke depan yang prasyaratnya belum beres.
• Pastikan target semua ajakan dijumlah sama dengan target musim.
• Catat satu baris per donasi: tanggal, nominal, kampanye, sumber, dan status ucapan terima kasih.
• Tandai donasi yang mungkin tercatat ganda untuk diperiksa, jangan langsung dihapus.

Hitung total dari baris donasi, jangan diketik manual. Donasi tanpa kampanye tidak masuk target mana pun.