Checklist Kesiapan Proposal Hibah

Saring donor sebelum mulai menulis

• Perlakukan syarat kelayakan sebagai pintu: tinggalkan peluang yang tidak memenuhi syarat.
• Beri skor sisanya: kecocokan dengan program, besaran dana, detail syarat, persaingan, dan kedekatan hubungan.
• Perkirakan jam kerja yang dibutuhkan untuk tiap proposal.
• Bandingkan total jam itu dengan jam menulis yang benar-benar dimiliki tim.
• Untuk peluang yang ditunda, tulis satu syarat yang akan membuatnya layak dikejar.
• Keluarkan peluang yang ditunda dari daftar aktif sampai syarat itu terpenuhi.

Hubungan baik dengan petugas program donor tidak pernah menggantikan syarat kelayakan yang tidak terpenuhi.

Hitung peluang dengan pipeline berbobot

• Kalikan tiap permohonan dengan peluang cairnya, lalu jumlahkan.
• Hitung hibah yang sudah disetujui 100% dan yang ditolak nol.
• Catat dasar penentuan tiap persentase peluang.
• Perbarui persentase setiap ada keputusan donor.
• Tampilkan skenario hati-hati, wajar, dan optimis berdampingan di laporan untuk pengurus.

Total seluruh permohonan yang masih terbuka adalah angka yang pasti tidak akan cair penuh.

Susun proposal dengan urutan yang benar

• Uji kecocokan dulu, dan tolak peluang yang tidak cocok.
• Susun teori perubahan dan kerangka logis (logframe) sebelum menulis narasi.
• Tetapkan indikator untuk setiap tujuan, hasil (outcome), dan keluaran (output).
• Pastikan setiap indikator punya kegiatan yang menghasilkannya.
• Bangun anggaran dari daftar kegiatan dan jadwal.
• Tulis rencana MEAL, lalu narasi, dan ringkasan eksekutif paling akhir.

MEAL adalah monitoring, evaluasi, akuntabilitas, dan pembelajaran.

Buat anggaran yang bisa ditelusuri

• Kaitkan setiap baris anggaran dengan kegiatan, asumsi, dan sumber harganya.
• Pastikan nilai yang diminta sama dengan total anggaran.
• Tulis tarif biaya tidak langsung (overhead), sumber aturannya, dan pos biaya yang termasuk.
• Pastikan biaya bersama yang sudah ditagih sebagai baris langsung tidak dihitung lagi di overhead.
• Hanya cantumkan dana pendamping yang sudah dijanjikan mitra secara tertulis.
• Pisahkan kontribusi non-tunai di kolom sendiri beserta cara menilainya.
• Beri tanggal pada setiap asumsi dan bulatkan hanya angka tampilan akhir.

Kalau donor membatasi overhead dan aturannya tidak ketemu, tandai belum diketahui dan tanyakan.

Periksa draf sebelum dikirim

• Pilah persyaratan donor menjadi wajib, dinilai, dan sekadar informasi.
• Periksa semua butir wajib, termasuk lampiran dan kebijakan perlindungan anak dan kelompok rentan, sebelum menilai yang lain.
• Tahan pengiriman kalau ada butir wajib yang gagal, berapa pun skornya.
• Biarkan kriteria yang belum dinilai kosong, jangan diisi nol.
• Pastikan setiap angka bisa ditelusuri ke sumbernya dan tidak ada data penerima manfaat yang dimasukkan ke alat AI.
• Minta orang yang tidak ikut menulis membaca proposal sebagai penilai yang kritis.

Kelola hibah setelah cair

• Catat hibah sebagai komitmen, dan catat tiap termin saat masuk rekening.
• Tandai setiap transaksi hibah dengan nama dananya.
• Pantau dana diterima, terpakai, dan sisa saldo terikat untuk tiap hibah.
• Masukkan setiap tenggat laporan ke kalender dengan pengingat 30 hari sebelumnya.
• Daftar semua aset yang dibeli dengan dana hibah dan baca ketentuan kepemilikan serta pelepasannya.
• Cek lokasi dan kondisi aset secara fisik sebelum penutupan hibah.