Checklist Kebijakan Penggunaan AI untuk Lembaga Kecil

Tentukan AI dipakai untuk apa

• Daftar tugas yang boleh dibantu AI, misalnya draf awal, ringkasan, terjemahan, rumus spreadsheet, dan curah gagasan.
• Daftar tugas yang tidak boleh dikerjakan AI sendirian, misalnya anggaran final proposal, nasihat hukum atau keuangan, dan keputusan tentang siapa yang menerima layanan.
• Sebutkan alat yang boleh dipakai staf dan jenis akunnya (pribadi atau lembaga).
• Putuskan apakah relawan mengikuti aturan yang sama dengan staf.

Jauhkan data sensitif

• Jangan pernah menempel nama, kontak, atau riwayat donasi donatur ke alat yang belum disetujui lembaga.
• Jangan pernah menempel data penerima manfaat, kesehatan, anak, atau kasus ke alat AI publik mana pun.
• Hapus nama dan detail yang bisa mengenali orang sebelum meminta AI meringkas catatan, survei, atau cerita.
• Cek pengaturan data tiap alat yang disetujui dan matikan penggunaan obrolan untuk melatih model bila pilihan itu ada.
• Tulis di mana obrolan AI lembaga tersimpan dan siapa yang bisa melihatnya.

Kalau tidak akan Anda pasang di situs web lembaga, jangan tempel ke alat yang belum Anda periksa.

Periksa setiap hasil sebelum keluar

• Cocokkan setiap angka, tanggal, statistik, dan kutipan dengan catatan sendiri atau sumber aslinya.
• Buka setiap rujukan atau tautan yang diberikan AI, dan hapus yang tidak bisa ditemukan.
• Pastikan klaim hasil dan dampak sesuai dengan yang benar-benar diukur program.
• Baca draf dengan suara keras sekali dan buang kalimat yang tidak akan pernah diucapkan lembaga Anda.
• Minta orang kedua memeriksa apa pun yang dikirim ke donor, pengurus, atau media.

Donor, donatur, dan keterbukaan

• Cek pedoman tiap donor soal proposal yang ditulis dengan AI sebelum memakai AI untuk proposal.
• Jangan biarkan AI mengarang penerima manfaat, mitra, hasil, atau baris anggaran.
• Putuskan kapan pembaca diberi tahu bahwa AI ikut membantu, dan tulis aturan itu di kebijakan.
• Simpan versi final yang sudah disetujui manusia untuk setiap proposal dan laporan.

Gambar dan orang sungguhan

• Jangan tampilkan gambar buatan AI seolah foto penerima manfaat, staf, atau kegiatan yang nyata.
• Minta izin sebelum memakai foto, suara, atau cerita orang sungguhan, diedit AI atau tidak.
• Beri label jelas pada ilustrasi buatan AI bila ada kemungkinan orang salah paham.

Prompt yang menghasilkan draf siap pakai

• Sebutkan siapa pembacanya dan apa yang perlu mereka lakukan setelah membaca.
• Tempel fakta yang ingin dipakai dan minta alat hanya memakai fakta itu.
• Beri batas panjang dan format, misalnya email 150 kata atau lima poin.
• Minta alat menyebutkan bagian yang belum pasti, lalu periksa bagian itu lebih dulu.
• Simpan prompt yang berhasil di dokumen bersama supaya tim tidak mulai dari nol.

Pemilik dan peninjauan kebijakan

• Tunjuk satu orang pemilik kebijakan AI yang menjawab pertanyaan tentangnya.
• Sepakati langkah kalau data sensitif tertempel tidak sengaja: siapa yang diberi tahu dan apa yang dicatat.
• Tinjau kebijakan dan daftar alat yang disetujui minimal setahun sekali, atau saat ketentuan alat berubah.
• Bagikan kebijakan satu halaman ini ke setiap staf dan relawan baru yang menulis atas nama lembaga.